La méthodologie de l’audit social prend en compte
la spécificité du domaine étudié. La démarche de l’auditeur, comporte en
particulier une enquête préliminaire. Elle s’achève par la remise d’un rapport
d’audit.
1-1 Caractéristiques de
l’audit social :
La spécificité de l’audit social a émergé
progressivement en se différenciant de l’audit général et financier par le
domaine étudié et les attentes suscitées.
1-1-1 Evolution des
définitions de l’audit social :
Si l’audit social n’est pas une idée nouvelle, sa
définition a évolué en fonction du domaine étudié et des méthodes adoptées.
L’existence de conceptions différentes de l’Audit
social explique que le terme ne soit pas encore normalisé.
Raym et Vatier considèrent que l’audit social est
«Un instrument de direction et de gestion et une démarche d’observation qui, à
l’instar de l’audit financier et comptable, dans son domaine, tend à estimer la
capacité d’une entreprise ou d’une organisation à maîtriser les problèmes
humains ou sociaux que lui pose son environnement, et à gérer ceux qu’elle
suscite elle-même par l’emploi du personnel nécessaire à son activité.»
Pierre candou définit l’audit social comme «Une
démarche indépendante et inductive d’observation, d’analyse, dévaluation et de
recommandation reposant sur une des référentiels explicites, d’identifier, dans
une première étape, les points forts et les problèmes induits par l’emploi du
personnel, les contraintes, sous formes de coûts et de risques. Ceci conduit à
diagnostiquer les causes des problèmes décelés à en évaluer l’importance et,
enfin, à aboutir à la formation de recommandations ou propositions d’action qui
ne sont jamais mises en œuvre par l’auditeur»
Alain Couret et Jacques Igalens proposent la
définition suivante : «L’audit social aura pour mission d’analyser chaque
facteur de risque et de proposer les recommandations de nature à les réduire. »
1-1-2 Spécificités de l’audit
social :
La spécificité de l’audit social se fonde
essentiellement sur la nature du domaine audité, qui détermine l’utilisation de
certaines méthodes et techniques propres à ce type d’audit. La fonction
ressources humaines a une dimension qualitative qui infléchit la méthodologie
et en particulier dans le recueil d’informations et dans la recherche de référentiels
spécifiques.
Pour parvenir au diagnostic ou pour suppléer
l’insuffisance des informations quantitatives, l’auditeur utilise des méthodes
et des techniques appartenant au domaine des sciences sociales. Il se
différencie ainsi des autres types d’audit.
1-2 La démarche de l’auditeur
:
D’après IGALENS J :Les principales étapes de la
démarche sont la définition du cadre de la mission, l’enquête préliminaire , la
préparation du programme de travail détaillé et la réalisation des travaux de
la rédaction du rapport d’audit.
1-2-1 Cadre de la mission :
L’ordre de mission remis à l’auditeur responsable
fixe les caractéristiques de l’audit à mener selon les trois points suivants :.
- Axes principaux :
Un audit de la formation peut avoir les objectifs
ci-dessous :
• S’assurer qu’il existe en
matière de formation un personnel suffisant ;
• Apprécier le bon emploi des
sommes consacrées à la formation :
- Étendue du contrôle :
Il est nécessaire de préciser les limites du champ
et les points exclus.
- Les méthodes et les moyens :
Les divers types d’audit doivent être précisés :
audit de conformité, audit comptable, audit opérationnel.
1-2-2 L’organisation de la mission :
A partir du cadre défini par l’ordre de mission,
l’auditeur est responsable de la mise en œuvre de moyens propres à assurer des
résultats satisfaisants.
Quatre étapes peuvent être distinguées :
- L’enquête préliminaire :
L’auditeur doit se familiariser avec l’activité à
contrôler afin de déterminer les points significatifs du contrôle, élaborer un
programme d’audit adapté, bien répartir son temps et ses efforts.
- Etablissement du programme de travail détaillé :
Ce programme précise :
- Les personnes à rencontrer ;
- Les constatations matérielles à
effectuer ;
- Les documents à utiliser ;
- La chronologie détaillée des
interventions ;
- Le budget temps
- Réalisation des travaux
- Rédaction du rapport
1-2-3 Les travaux d’audit :
Conformément au programme arrêté, l’auditeur
réalise les divers travaux d’audit.
Parmi les travaux les plus fréquents, il faut
mentionner :
- L’analyse par diagramme
Le diagramme doit faire ressortir :
- La division des responsabilités
pour les opérations à effectuer ;
- La localisation des points
d’action, de décision, de contrôle et de vérification ;
- La description des documents
utilisés pour le transfert d’information ou d’instruction;
- La liaison avec d’autres
circuits et les interconnexions.
Par sa représentation symbolique, le diagramme
permet mieux qu’une description rédigée, d’appréhender la complexité des
procédures, de mettre en évidence les sécurités et éventuellement les carences
ou les redondances.
- Les questionnaires d’audit
Pour mener à bien la collecte des informations,
l’auditeur utilise une batterie de questions.
La forme du questionnaire dépendra des objets de la
mission, du module audité.
L’auditeur dispose parfois de questionnaires
standards qu’il adapte aux caractéristiques de l’entreprise et de la mission.
Plus fréquemment, il construit son questionnaire autour des six familles de
question : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Combien ? Comment ? Avec, après chaque
réponse, une question de relance : Pourquoi ?
L’ensemble de ces questions décrit d’une façon
complète la réalisation d’une tâche.
- L’analyse des documents obligatoires
L’entreprise est tenue de rédiger périodiquement
des déclarations et des rapports sur divers aspects de la GRH.
L’analyse de ces documents doit permettre à l’auditeur
de porter un jugement sur le respect des dispositions applicables. Ces
documents peuvent également fournir des informations nécessaires à la
réalisation des missions.
- Examen des manuels de procédure et des descriptifs de poste
L’examen des descriptions de poste apporte à
l’auditeur des éléments importants pour apprécier l’efficience de
l’organisation et la qualité de l’information.
L’auditeur utilise les descriptions existantes et
contrôle leur validité. En leur absence, il pratique lui-même les analyses
nécessaires à leur élaboration.
Les descriptions de poste ne présentent pas le
détail des procédures. Celles-ci sont décrites dans les manuels.
Ces manuels regroupent l’ensemble des instructions
et des notes de service qu’une personne doit appliquer. L’auditeur intervient à
trois niveaux :
- Existence de procédures écrites
portant sur les activités du poste;
- Fiabilité des procédures;
- Opérationnalité des procédures.
Par des sondages dans les services, il relève les
procédures réelles qui parfois se substituent aux procédures formelles.
- Les enquêtes auprès du personnel
- Le traitement des comptes rendus
- L’analyse des incidents critiques :
L’auditeur utilise l’arbre des causes pour
reconstituer la chaîne causale.
L’arbre des causes permet d’identifier les
responsabilités et d’élaborer des préconisations adaptées.
Parmi les différents travaux, l’auditeur choisit
ceux qui sont adaptés à sa mission.
1-3 L’enquête préliminaire
Selon IGALENS :Toute mission d’audit impose une
enquête préliminaire pour se familiariser avec l’entreprise et le problème à
traiter. Cette enquête permet d’adopter un programme de travail adapté en
sélectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission.
Les modalités qui régissent la présence et le
travail des hommes dans l’entreprise dépendent de contraintes externes et
internes, des choix effectués et du poids du passé. Il faut, pour une
connaissance préalable de l’entité auditée, identifier les caractéristiques
technologiques, commerciales, économiques et financières qui ont un impact
humain et social. Le bilan social de l’établissement et de l’entreprise
contient une masse importante d’informations.
L’analyse de ce document complète la connaissance
préalable de l’entité à auditer sur le plan des caractéristiques sociales, des
politiques passées et du poids des décisions antérieures. Il est également
nécessaire pour comprendre les politiques sociales de se référer aux choix de
sa politique sociale. L’enquête préliminaire doit permettre d’identifier les
axes et orientations mis en œuvre dans le domaine audité.
De nombreuses règles sont déterminées en dehors de
l’entreprise par les pouvoirs publics ou conventionnellement, entre les
organisations professionnelles patronales auxquelles adhèrent l’entreprise et
les syndicats des salariés.
1-3-1 Connaissance générale de
l’entité auditée :
Cette prise de conscience porte sur les
caractéristiques techniques, commerciales et financières. Elle débute par un
recueil d’informations générales et s’achève par la rédaction d’une fiche
d’information.
- Les informations générales
L’auditeur rassemble les chiffres significatifs,
les données historiques et des informations sur la structure des
responsabilités.
- Les caractéristiques techniques
Il s’agit ici de faire ressortir les contraintes
qui pèsent sur l’organisation du travail, les conditions physiques de travail,
l’aménagement des temps, les niveaux de qualification, les risques et, plus
généralement, l’ensemble des conditions de vie et de travail des salariés dans
l’entreprise.
Une description succincte du cycle de production,
des équipements et des postes de travail est nécessaire. L’auditeur sera
particulièrement attentif aux aspects techniques pouvant avoir une incidence
sur le thème de sa mission.
Si, par exemple, la mission concerne la formation,
l’analyse des caractéristiques techniques est entrée sur les qualifications
requises pour les différentes opérations et sur leur évolution à moyen terme.
Les perspectives d’innovations et de mutations technologiques, la
transformation des compétences requises font l’objet d’un intérêt particulier.
- Les caractéristiques financières et économiques
Pour élaborer son programme de travail, l’auditeur
doit connaître l’importance des enjeux. Il doit donc analyser les documents
comptables et financiers.
Il s’intéresse également aux documents de
comptabilité analytique afin de connaître les composantes du prix de revient.
Le suivi des charges liées au personnel sur
plusieurs années permet à l’auditeur de mieux situer les points importants de
sa mission.
1-3-2 La stratégie sociale de l’entreprise :
Toute mission d’audit social s’inscrit dans le
cadre de la mise en œuvre d’une stratégie sociale, partie importante de la
politique générale de l’entreprise.
L’auditeur, au cours de son enquête préliminaire,
doit identifier les principaux axes de la politique humaine et sociale de
l’entreprise.
1-3-3 La réglementation applicable :
La richesse du cadre légal, réglementaire et
conventionnel en matière sociale limite la liberté d’action de l’entreprise. Il
est donc nécessaire d’identifier les règles applicables préalablement à toute
mission d’audit. Cet inventaire doit être particulièrement minutieux s’il
s’agit d’un audit de conformité. Cette recherche des règles applicables est
délicate du fait de la variété des sources : sources étatiques, sources
conventionnelles, autres sources.
1-4 Le rapport d’audit
La réussite de la mission d’audit social repose sur
la qualité de l’information transmise à la direction et sur sa volonté et sa
capacité à l’exploiter.
Cette information est présentée selon diverses
modalités. Elle doit répondre à plusieurs exigences. Sa qualité est
essentielle. L’information porte sur trois points :
- Les travaux effectués, leur
finalité et les constatations;
- L’opinion de l’auditeur;
- Les recommandations permettant
d’orienter l’action.
La qualité de l’information résulte de la rigueur
de la démarche présentée et de la pertinence et la praticabilité des
recommandations. La réussite de l’audit repose également sur la mise en œuvre
effective des recommandations et son suivi.
cette formule de L.SAWYER traduit l’importance du
rapport comme outil de communication et comme appel à l’action :
“L’auditeur doit voir son rapport sous le même
angle qu’un vendeur considère l’occasion qu’il a d’offrir son produit au
directeur d’une entreprise : une ouverture pour une présentation bien répétée,
bien conçue et sans faille”.
Le rapport d’audit social peut revêtir trois formes
:
- Rapport intermédiaire;
- Rapport oral;
- Rapport final.
Le rapport final comporte trois parties.
Les réalisations (travaux effectués et
constations).
Quelle que soit la nature des investigations
réalisées, il est nécessaire d’apporter au lecteur tous les éléments lui
permettant d’apprécier la rigueur, la portée et les limites des travaux.
- L’opinion
C’est le jugement professionnel formulé par
l’auditeur. elle repose sur les constations effectuées. Elle doit être
l’expression exacte de ce que pense l’auditeur, ne comporter que des éléments
justifiables et appuyés sur des faits.
Selon Peretti « Une anomalie mineure
n’entraîne pas la formulation d’une opinion défavorable. Leur multiplication
constitue un élément négatif.
L’anomalie majeure empêche d’atteindre l’un des
objectifs importants de l’entité. elle justifie généralement une opinion
défavorable.
Une analyse des causes des anomalies est
nécessaire. Les causes les plus souvent identifiées dans les missions d’audit
social portent sur les quinze points suivants :
- Définitions insuffisantes
d’objectifs;
- Définitions insuffisantes des
responsabilités;
- Absence de guide de procédure
et d’instructions adéquates;
- Formation insuffisante du
personnel;
- Absence de dispositions propres
à garantir le respect des dispositions légales ou internes;
- Absence de mise à jour et
d’actualisation;
- Absence d’affectation d’un
personnel suffisant;
- Absence d’affectation d’un
personnel suffisant;
- Absence d’équipement suffisant;
- Absence de coordination;
- Absence de fixation ou de
respect des délais;
- Attitude non satisfaisante du
personnel;
- Erreurs humaines;
- Absence de fixation de
priorité;
- Surveillance insuffisante.
L’analyse des causes permet d’orienter les
préconisations.
- Les recommandations
Les attentes de la direction ne se limitent pas aux
constatations et aux opinions. Elle souhaite que ces préconisations permettent
d’améliorer la conformité et l’efficacité des pratiques, la définition et la
mise en œuvre des politiques sociales.
Le rapport de l’auditeur doit donc s’achever sur
des recommandations. En fonction des problèmes soulevés et des difficultés
constatées, l’auditeur peut parfois formuler des propositions opérationnelles :
Modification des procédures existantes, transformation de documents, précisions
à apporter dans une définition de fonction, nouveaux circuits, etc. Ce n’est
pas toujours le cas.
Dans de nombreux domaines, l’auditeur se limitera à
proposer une démarche permettant d’aboutir à des recommandations
opérationnelles : organisation d’un groupe de travail, d’une action de
formation, recours à un expert interne ou externe, audits complémentaires. Etc.
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